Feedback yang Efektif: Melampaui Kritik dan Pujian
Fariza Nur Shabrina, M.Psi., Psikolog
Alika (25), seorang karyawan pemasaran digital, baru enam bulan bekerja di perusahaan setelah melalui proses seleksi yang ketat. Hari ini, ia akan menerima umpan balik kinerja (performance feedback) pertama kali dari manajer pemasaran, selaku atasan langsungnya. Selama sesi penyampaian hasil peninjauan, manajernya hanya menjabarkan target KPI yang belum tercapai tanpa memberi kesempatan untuk bertanya. Alih-alih merasa tercerahkan, Alika justru dipenuhi kebingungan dan mempertanyakan tentang kinerjanya. Ia pun meninggalkan sesi tersebut dengan perasaan hampa dan tanpa arahan jelas untuk pengembangan dirinya.
Memberikan umpan balik (feedback) menjadi salah satu keterampilan penting yang dimiliki pemimpin, terutama di era Industri 4.0 (Guzmán et al., 2020). Sayangnya, banyak pemimpin masih kesulitan melakukannya secara efektif, terutama ketika memberikan umpan balik yang bersifat negatif (Goldsmith, n.d.). Padahal di dalam organisasi, pemberian umpan balik menjadi hal yang sangat krusial bagi pengembangan serta peningkatan keterlibatan (engagement) karyawan (Sleiman et al., 2020). Sementara itu, umpan balik yang dilakukan ala kadarnya, berpotensi/dapat merusak kinerja dan motivasi karyawan (Berinato, 2018).
Lantas, apa saja yang perlu diperhatikan agar dapat memberikan umpan balik yang tepat sasaran?
Waktu yang Tepat Memberikan Feedback
Apa yang dialami Alika adalah hal yang sering terjadi: karyawan mendapatkan umpan balik setelah beberapa periode waktu, biasanya 3-6 bulan atau bahkan dilakukan tahunan. Umpan balik biasa diberikan dalam peninjauan kinerja atau dalam wawancara untuk membahas perubahan jenjang karir. Padahal, semakin banyak karyawan (terutama karyawan muda) yang menginginkan umpan balik dengan segera terkait pekerjaan yang sedang dilakukan (Abril, 2024).
Dalam metaanalisis oleh Sleiman et al. (2020) juga ditemukan bahwa umpan balik yang diberikan dengan segera; secara harian atau mingguan, memiliki efektivitas yang lebih baik, karena penyampaiannya menjadi lebih akurat. Hal ini karena pemberi maupun penerima umpan balik masih dapat jelas mengingat kejadian/kasus yang dimaksud. Ini memungkinkan karyawan untuk segera memperbaiki kinerja mereka, sehingga mencegah masalah menumpuk dan berkembang menjadi sesuatu yang lebih serius.
Kendati umpan balik dengan segera dianggap lebih efektif, kondisi emosional penerimanya perlu menjadi pertimbangan (Cherry, 2023). Mengkritik seseorang tepat setelah mereka menuntaskan pekerjaan yang sulit atau saat sedang sangat stres bisa menjadi kontraproduktif. Alih-alih dipersepsikan sebagai masukan untuk berkembang, umpan balik pada situasi tersebut justru bisa dianggap sebagai tekanan tambahan. Hal ini bisa memicu respons defensif dan merusak komunikasi yang konstruktif.
Sosok yang Tepat Memberikan Feedback
Pada dasarnya umpan balik dapat dilakukan oleh semua pihak, namun secara umum umpan balik diberikan oleh atasan (supervisor/manager) kepada bawahannya. Umpan balik dari atasan berpengaruh cukup kuat dalam meningkatkan performa kerja, terutama ketika disandingkan dengan self-generated feedback atau umpan balik dari hasil refleksi diri (Sleiman et al., 2020). Umpan balik dari rekan kerja juga dapat menjadi sumber pengembangan diri lainnya. Rekan kerja relatif menghabiskan lebih banyak waktu bekerja bersama, sehingga dapat memberikan perspektif umpan balik dari aktivitas harian dan kemampuan interpersonal yang dimiliki (Miles, 2022). Tidak hanya itu, mengembangkan budaya untuk saling memberi umpan balik sesama rekan kerja dapat membangun kerja tim yang lebih baik.
Cara yang Tepat Memberikan Feedback
Memberikan umpan balik lebih dari sekedar mengkritik kinerja yang kurang atau memuji target yang tercapai. Sebagai alat untuk mendorong perubahan, umpan balik yang ideal berisi kinerja spesifik yang dibahas dan fokus pada masa depan.
Dalam menyampaikan umpan balik, sangat penting bagi pemimpin untuk fokus kepada perilaku spesifik yang ingin dibahas dan menghindari menggeneralisasi topik (Landry, 2019). Berikan masukan untuk tingkah laku yang muncul dan bukan kepribadian yang mungkin sulit diubah. Misalnya, alih-alih menyampaikan umpan balik bahwa seseorang “kurang semangat atau daya juang”, sampaikan bahwa “ada performa yang kurang maksimal pada penugasannya beberapa waktu lalu”.
Hal lain yang juga perlu diingat adalah bahwa umpan balik pada akhirnya bertujuan untuk mendorong perubahan. Membahas kinerja masa lalu tidak boleh dilepaskan dari konteks pembelajaran yang bisa diambil untuk kedepannya. Tren terkini bahkan berusaha menggantikan istilah feedback dengan feedforward, untuk mengedepankan pentingnya orientasi pengembangan masa depan daripada menghakimi masa lalu (Lamberg, 2023). Dalam menyampaikan penilaian terkait kinerja sebelumnya, sampaikan juga saran atau langkah pengembangan diri yang dapat dilakukan oleh karyawan. Tentunya, proses ini akan lebih optimal ketika dilakukan dua arah dengan memberikan kesempatan pada karyawan untuk menyampaikan pendapat dan sudut pandangnya.
Praktik umpan balik telah berjalan berdekade lamanya dan terus menjadi aspek krusial dalam organisasi. Sebagai pemimpin, penting untuk senantiasa mencari cara paling efektif dalam memberikan umpan balik sesuai kondisi di organisasi. Ingin mempelajari lebih dalam mengenai strategi pemberian umpan balik yang baik? Jangan lewatkan Pelatihan 2 Hari “The Art of Providing Impactful Assessment Feedback” bersama Dra. Viera Adella, M.Psi., Psikolog, hanya di LPTUI!
Segera daftarkan diri Anda melalui tautan berikut
Referensi:
Abril, D. (2024, April 10). Gen Z workers can take criticism. You’re just phrasing it wrong.
The Washington Post. Retrieved from https://www.washingtonpost.com/technology/2024/04/10/gen-z-feedback-work/
Berinato, S. (2018). Research: Negative feedback rarely helps people improve. Harvard Business Review. https://hbr.org/2018/01/negative-feedback-rarely-leads-to-improvement
Cherry, K. (2023, October 27). How to give feedback effectively and respectfully: 5 rules that will help you crush your next round of performance reviews. Verywell. Retrieved from https://www.verywellmind.com/how-to-give-feedback-8363534#toc-the-five-rules-of-effective-feedback
Guzmán, V. E., Muschard, B., Gerolamo, M., Kohl, H., & Rozenfeld, H. (2020). Characteristics and skills of leadership in the context of industry 4.0. Procedia Manufacturing, 43, 543-550. https://doi.org/10.1016/j.promfg.2020.02.167
Lamberg, E. (2023, September 22). Managers are now supposed to give ‘feedforward,’ not feedback in push for ‘gentler’ job. New York Post. Retrieved from https://nypost.com/2023/09/22/managers-now-supposed-to-give-feedforward-not-feedback/
Miles, M. (2022, August 25). 5 benefits of feedback — and why it matters. Betterup. Retrieved from https://www.betterup.com/blog/benefits-of-feedback
Sleiman, A. A., Sigurjonsdottir, S., Elnes, A., Gage, N. A., & Gravina, N. E. (2020). A quantitative review of performance feedback in organizational settings (1998-2018). Journal of Organizational Behavior Management, 40(3-4), 303-332.
Tim Editor: Venny Patti & Sonia Utari Alatan
